Предмет, сутність і задачі інформаційних систем та їх значення в менеджменті організацій

Основні напрями (новітні методи і засоби) підвищення ефективності ІСМ.

Проектування розвитку інформаційних систем менеджменту.

Корпоративні інформаційні системи.

Типологія інформаційних систем в менеджменті організацій .

Етапи розвитку інформаційних систем .

Концептуальні принципи побудови і функціонування інформаційних систем у менеджменті.

Предмет, сутність і задачі інформаційних систем та їх значення в управління організаціями.

3. Інформаційні ресурси і технології їх функціонування та взаємодія в ІСМ.

5. Технічні засоби інформаційних систем менеджменту.

6. Телекомунікаційні процеси і засоби в менеджменті.

8. Системи підтримки прийняття рішень у менеджменті.

11.Управління інформаційними системами в організації.

ЛЕКЦІЇ З ДИСЦИПЛІНИ "ІНФОРМАЦІЙНИЙ МЕНЕДЖМЕНТ"

1.1 Дані та інформація, відмінність між даними і інформацією в менеджменті.

1.2 Сутність інформаційних систем менеджменту.

1.3 Основні функції iнформацiйних систем в менеджменті.

1.4 Архітектура інформаційних систем.

1.5 Завдання інформаційних систем в менеджменті.

1.6 Методи опрацюваня даних в ІС для ефективного використання в менеджменті

Будь-який процес управління — це передусім інфор­маційний процес, який передбачає перетворення повідо­млень (даних), в інформацію для формування таких керівних дій, за яких досягаються поставлені цілі управління. При цьому прийнят­тя управлінського рішення можливе тільки за наявності достовірних, актуальних і зрозумілих повідомлень та подальшого оп­рацювання тих із них, які необхідні для вирішення конкретного завдання. Для управління потрібні різні повідомлення, які відображають ділові процеси та явища, що відбуваються на підприємстві й поза ним. Опрацювання даних є процесом одержання інформації, яка дає змогу ухвалювати раціо­нальні управлінські рішення. На основі потреб управління, інфор­мацію можна визначити як повідомлення та знання, які допомо­гають вирішувати проблемні завдання. На всіх етапах перетворення даних вони відіграють роль інформаційного ресурсу, а інформація як продукт отримується на останній стадії опрацювання даних.



В середині XX століття з розвитком засобів обробки та передачі різних даних інформація стала загальнонауковим терміном і широко використовується у всіх аспектах людської діяльності. Наявність та обмін інформацією — необхідна умова роз­витку науки, техніки, економіки, культури. Іншими словами, обмін інформацією — необхідна умова існування та прогресу людства.

На сучасному етапі поняття «інформація» використовуються у різних галузях науки та народного господарства, в тому числі і в управлінні підприємницькою діяльністю. Поняття «інформація» (від лат. іnfoгmatіоп — роз'яснення, викладення)означає відомості про стан справ або про будь-яку діяльність, відомості про будь-що. У широкому розумінні інформація — це відомості, які сприймаються людиною або спеціальними пристроями про навколишнє середовище і процеси, що в ньому відбуваються. У вузькому значенні інформація — це відомості, які є об'єктом використання. Сприйняття інформації — явище доволі суб'єктивне. І тільки виходячи із знання законів розвитку інформації та їх використання можна визначити її сутність. Р.Д. Баззел, Д. Ф. Кокс, Р.В. Браун стверджують, що все, що потенційно дозволить знизити ступінь невизначеності, чи то факти, оцінки, прогнози, узагальнені зв'язки чи чутки, повинно вважатись інформацією.

При цьому використовують такі терміни: дані, необроблена інформація, інформація, знання.Розглянемо детально суть понять дані, інформація, знання.

Внутрішні стимули, які генеруються під час обмірковування "чогось" можуть бути ініційовані зовнішніми стимулами, які роками були у нашій пам'яті, а лише в певний момент спали нам на думку. Таке явище можна тлумачити по різному: одні, в залежності від культури чи релігії, вважають, що це дух чи душа; інші - що це інформація, яка була передана нам в процесі еволюції. Нам не відомі, принципи мислення, але нам відомо, якщо люди замислюються над чимось, то до них приходять нові ідеї.

У бізнесі зовнішні стимули називаються даними.В той же час, науковці називають їх результатами вимірювань,широкий загал ставиться до них, як до фактів.

Дані - це реальні "Факти". Результати виміру - це реальний "Факт". Докази - це реальний"Факт". Щоб отримати дані, нам потрібно здійснити вимірювання. Вимірювання - це як свідома, так і несвідома діяльність. Дуже часто ми не усвідомлюємо, які факти наші органи чуття сприйняли і зберегли у підсвідомості. Термін "Факт" ми беремо в лапки, тому що для одних людей це реальність, а для інших - вигадка. Зрозуміло, що ми не спроможні утримувати в пам'яті численні слова та цифри. Цифрові дані повинні бути згруповані, підсумовані, а слова введені в контекст, лише тоді вони можуть впливати на людину. Людина, яка мислить, не хоче працювати з даними тому, що зручніше оперувати з інформацією. Інформація примушує людину мислити. "Мислити" означає пропонувати ідеї. Діяти означає вдаватися до дій направлених на зміну існуючого стану. Інформаційній революції, яку спричинило винайдення комп'ютера, вже 40 років, проте, організації все ще ненавчилися у повній міри отримувати інформацію. Багато з тих звітів, які проходить крізь робоче місце менеджера щодня на жаль є лише набором даних. Особливим видом інформації є знання. Знання це: знати Як, Коли і Чому людина використовує інформацію? Як впливає на Вас те, що Ви чуєте, бачите або читаєте? Чи Ви просто накопичуєте великі об'сяги даних, чи Ви здатні змінити Дані в Інформацію, а тоді використатицю інформацію,щоб генерувати нові ідеї. Проте, лише наявність інформації, не гарантує прийняття кращих рішень. Необхідно своєчасно скористатися нею. У більшості випадків, керівникам подають звіти, які інформаційно насичені цифрами, але така інформація часто є не достатньо зрозумілою для них і тому, при перегляді звіту, не приходить жодної ідеї. Ці цифри є лише результатами діагностики, або даними.

Інформацією в менеджменті є ті дані, які поглиблюють знання про певну подію та викликають безпосередній вплив на вирішен­ня того чи іншого функціонального завдання управління.

Математики та статистики класифікують способи прийняття рішення в залежності від кількості даних, якими вони володіють. Кількість та суть даних визначає наявність інформації, яка впливає на тип управлінського рішення, тому що не всі повідомлення, одержані з даних, можна вважати інформацією.Відомий американський менеджер Лі Якокка стверджує, що для прийняття рішення необхідно володіти 95 % інформації з відповідної галузі. Через відсутність решти 5 % (ентропія – міра невизначеності ситуації) під час прийняття рішення виникає ризик.

Таблиця 1.

Характеристика даних для прийняття рішення

Повні дані Людина, що приймає рішення Визначеність
Жодних даних Невизначеність
Часткові дані Ризик

Одже прийняття рішень значною мірою залежить від інформації. В умовах невизначенності особа, яка приймає рішення не має явної інформації в даних щодо проблеми. У високо конкурентних, швидко змінюваних секторах ринку приймаються рішення виготовляти товари, базуючись лише на вірі в те, що їх буде куплено. Деякі автори вважають, що повна поінформованість обмежує творчу фантазію.

Інформація - це засіб зменшення невизначеності, яка властива ринковим процесам; без неї неможливо уявити будь-який управлінський процес на підприємстві. На сучасному етапі формування нової системи економічних відносин в Україні провідного значення набуває аналіз різних видів економічної інформації, яка являє собою найважливіший ресурс, інструмент, що забезпечує отримання стратегічних конкурентних переваг організації.

Інформація - це властивість матеріальних систем відображати власний стан, який існує в матеріальній формі і актуалізується тільки лише інтелектуальними системами.

Дані - це повідомлення (виражені певною мовою у вигляді звуків або знаків, у тому числі записані на матеріальному носії), які можна відтворювати шляхом передачі людьми усним, письмовим або технічним способом. Передачу повідомлення у вигляді:звуку, тексту, цифр та ін здійснюють шляхом зміни будь-якої фізичної величини: висоти і частоти коливань звуку, інтервалу між імпульсами тощо. Ця змінна величина називається сигналом тобто носієм інформації.

Існують й інші визначення інформації, але вони досить суперечливі, оскільки є виразом конкретного етапу застосування терміна у різних сферах наукових знань та суспільного виробництва. Наявність множини інтерпретацій інформації можна розглядати і як прояв різноманітних підходів до вивчення поняття «інформації». Таким чином, для того щоб поняття «інформація» більш адекватно відповідало вимогам інформаційної науки, необхідно ввести в нього всі елементи інформаційного процесу, які розкривають його суть.

Менеджери провідних організацій змушені витрачати до ЗО % робочо­го часу на пошук інформації. На сьогодні вони мають у своєму роз­порядженні потрібної інформації на 60 % більше, ніж десять років тому. Але час, відведений для прийняття рішень, скоротився в 3 рази. Для успішної діяльності і ухвалення управлінських рішень будь-якій організації потрібен постійний потік достовірної та своєчасної інформації, за прийнятною собівартістю. Таку інформацію для управлінської діяльності в організаціях забезпечує інформаціїйна система. У Державному Стандарті України (ДСТУ) 2874-94 дано таке визначення інформаційної системи: – система, яка організовує пам'ять і маніпулювання інформацією щодо проблемної сфери.

Iнформацiйна система менеджменту (управління)- це комбiнацiя людей, різних засобiв і ресурсiв, що зберігають, перетворюють i поширюють iнформацiю в органiзацiї.Ресурси даних iнформацiйних систем управління, які в рiзноманiтних формах мiстять знання, факти, правила, i приклади випадкiв їх успiшного застосування на практиці, звичайно органiзованi в уніфіковану стуктктуру, яку зберiгають у спецільних пристроях.

Комп'ютерні інформаційні системи. Компютерна інформаційна система (КІС) це цілеспрямована інтеграція технології обробки і передачі інформації. Фізично КІС є результатом поєднання засобів обчислювальної техніки, комунікацій, засобів збереження і відображення інформації.

Інформаційна система охоплює три процеси, необхідні для прийняття рішень, управління, аналізу проблем і створення нових виробів або послуг - це введення, обробка й виведення. У процесі введення фіксуються або збираються неперевірені відомості усередині організації або із зовнішнього оточення. У процесі обробки цей сирий матеріал (дані) перетвориться в більш значиму форму (інформацію). На стадії виведення оброблені дані передаються персоналу або процесам, де вони будуть використовуватися.

Саме інформація, необхідна для управління на підприємстві, являє собою інформаційну систему в менеджменті.

Інформаційна система може бути визначена з технічної точки зору як набір взаємозалежних компонентів, які збирають, зберігають, обробляють і подають у зручному для сприйняття виді дані, щоб підтримати прийняття рішень і управління в організації.

Схематично структуру ІС можна представити у вигляді наступної схеми (рис. 1):

Структуру КІС розглядають як замкнуту множину взаємодіючих компонентів, з яких вона складається. За таким принципом структура поділяється на чотири рівні:

1. апаратурний;

2. програмно-системний;

3. прикладного програмного середовища;

4. додатків до предметної області використання.

збирання, передавання, оброблення, накопичування даних підготовка і прийняття ефективних управлінських рішень

Рис. 1 Структура інформаційної системи

До апаратурного рівня відносять “тверду” (hardware) частину структури КІС: комп`ютери різних типів, периферійне обладнання, телекомунікаційне та мережеве устаткування. Програмно-системна частина структури - це “гнучка, мяка” (software) частина, до складу якої входять: операційні системи та операційні оболонки, програми мережевих протоколів.

До рівня прикладного програмного середовища відносять засоби допоміжної частини (middleware) програмного забезпечення: Internet, комунікаційні інтерфейси, системи та ін.

Додатки до предметної області використання допомагають ефективно керувати та автоматизувати процеси, які функціонально відбуваються на попередніх рівнях.

Таким чином, перший рівень закладає фундамент апаратної частини структури КІС, а другий, третій та четвертий рівні визначають інтегровану структуру системи програмного забезпечення. Разом усі чотири рівні складають структуру, яка визначає архітектуру інформаційної системи обробки даних.

Структура даних в обчислюваній системі включає блоки даних, набір файлів, згрупованих у банк даних.Блок даних — це сукупність даних, які записуються або зчитуються технічними засобами як одне ціле. Банк даних є сукупністю наборів файлів, згрупованих у масивах даних. Саме цi логiчнi елементи даних складають основнi концептуальнi засади, на яких i грунтується база даних.

Машинна обробка даних грунтується на упоряд­куванні масивів даних. Масив — це основна сукупність даних (виробництво про­дукції за місяць, табельні номери працівників та ін.), яка бере участь у машинній обробці. Сукупність даних про окремий об'єкт із множини стано­вить певну інформаційну сукупність – базу даних (надходження мате­ріалів на склад, нарахування заробітної плати за місяць та ін.).

База даних - це iнтегрований набiр пов'язаних мiж собою записiв, або файлiв. Наприклад, електронна таблиця персоналу організації це база даних, яка може мiстити список облiкового складу, облiк атестації робiтникiв, картотеку професiйних навичок, тощо. Данi бази даних зберiгаються окремо вiд прикладних програм, якi їх використовують, на допомiжних пристроях збереження будь-якого типу. Примiтка: оперативний доступ безпосередньо зайнятих у процесах виробництва працiвникiв до бази даних значною мiрою сприяє досягненню конкурентної переваги в багатьох галузях діяльності і особливо ЗЕД. Для розумiння баз даних, слiд мати на увазi, що елементи даних, якi складають базу даних розподiлено за iєрархiчними рiвнями.

Інформаційна система виконує над даними наступнi основнi взаємопов'язанi функцiї: Ввiд, збереження, опрацювання, вивiд.

Ввiд полягає в одержаннi i збережені елементiв даних, якi надходять у систему для опрацювання.

Збереження - це вид дiй, пiд час яких данi фіксуються на фізичних носіях і утримуються органiзованим способом для подальшого використання.

Опрацювання полягає в перетвореннi елементiв даних, якi вводяться, в інформаційний продукт, яка одержується на виходi.

Вивiд - це кiнцевий результат процесу перетворення. Вивiд включає передачу елементiв даних, що були виготовленi в процесi їхнього перетворення, за визначеним призначенням.

Апаратнi ресурси. Включають усi фiзичнi пристрої i засоби, що використовуються в опрацюваннi iнформацiї. Зокрема, включать не тiльки комп'ютери i iнше устаткування, але також i всi носiї даних, тобто всi матерiальнi об'єкти, на яких цi данi записуються, вiд паперу до магнiтних дискiв.

Програмнi ресурси. Включають набори команд опрацювання даних. Ця унiверсальна концепцiя програмного забезпечення включає не тiльки набори iнструкцiй, якi називають програмами i якi керують комп'ютерними апаратними засобами, але також i набори команд опрацювання iнформацiї, необхiдних людям та названим процедурам.

Мережнi ресурси. Телекомунiкацiйнi мережi типу Internet, iнтранет i екстранет стали необхiдними для успiшних дiй усiх типiв органiзацiй i їх машинних iнформацiйних систем. Мережнi ресурси включають засоби зв'язку i мережну пiдтримку.

Фахiвцями IС є люди, якi розробляють iнформацiйнi системи, приводять їх в дiю і підтриують працездатність у процесі експлуатації.

Основи знань для кінцевих користувачів. Для того, щоб застосовувати iнформацiйнi системи, для менеджерів як кiнцевих користувачів важливими є п'ять галузей знання: Основнi концепцiї. Поняття системи як організоване поєднання компонентів для досягнення визначеної мети. Кiнцевi користувачi повиннi бути знайомi з основними компонентами i типами iнформацiйних систем, якi iснують. Водночас вони також повиннi бути обiзнаними з загальною теорiєю систем, обробки iнформацiї (машинами i людьми).

Технологiя. Кiнцевi користувачi повиннi розумiти технологiю, або точнiше, iнформацiйну технологiю апаратних засобiв, програмного забезпечення, мереж, керування базами даних, i iншi технологiї опрацювання iнформацiї. Всi цi елементи взаємодiють у динамiчному процесi дуже швидких змiн, розвитку, i нових шляхiв ведення бiзнесу. Застосування. Практично iнформацiйнi системи застосовуються у рiшеннi проблем бiзнесу, недостатньо. Поiнформованi кiнцевi користувачi прагнуть навчитися, як використовувати iнформацiйнi системи, щоб вирiшити iснуючi проблеми, i розпочати використовувати їх як новий спосiб визначення проблем i реалiзацiї дiлових можливостей. Для кiнцевих користувачiв головною турботою є ефективність використання ресурсів IС. Кожний кiнцевий користувач при цьому потребує знання методiв менеджменту, оскiльки iнформацiйнi технологiї вимагають, щоб кiнцевi користувачi робили бiльш незалежнi рiшення на пiдтримку загальних цiлей компанiї. Інформація являється знаряддям для менеджерів на шляху адекватних рішень і отримання конкурентних переваг.

Завданням інформаційного менеджменту є інформу­вання про фактичний стан функціонування його об'єктів, їх відповід­ності нормативно-правовим актам та законодавству. Інформація про діяльність організацій, яка характеризує виробничо-комерційний процесс називають економічною.

Економічну інформацію характеризуєт за трьома кри­теріями: синтактикою, семантикою, прагматикою.

-Синтактика — структура інформації (сим­воли алфавіту мови інформації, слова, речення, правила їх побудови.

-Семантика — зміст інформації.

-Прагматика — корисність економічної інформації, тоб­то її властивості (достовірність, своєчасність, зручність сприймання тощо.

Економічна інформація відобра­жає діяльність підпри­ємств, об'єднань, галузі за допомогою натуральних, умов­них і вартісних вимірників. Вона фіксується як дискретна вели­чина на матеріальних носіях (документах, магнітних, оптичних дисках тощо) і має лінійну форму (записується рядками). Вона має великий обсяг і є різноманітною: цифровою, буквено-цифровою, графічною, тому потре­бує багаторазового групування, арифметичної і логічної обробки для цілей управління; тривалістю збереження, характеризується циклічністю у виникненні і обробці у встановлених часових межах; виступає активним чинником щодо впливу на прийняття рішень.

Задачі інформаційного забезпечення, що постають перед різними організаціями, є складними. Кожний тип інформації має споживача, що у цій інформації зацікавлений. У противному випадку інформація не просто надлишкова - вона безадресна, а тому не потрібна. Формування бази даних повино враховувати те, що кожний підрозділ збирає інформацію не тільки у своїх інтересах, але й в інтересах керівництва організації і споживачів інформації з інших підрозділів. Коли інформації занадто багато, її розуміння також утруднено. Щоб полегшити розуміння великих обсягів інформації, що містить багато параметрів із різноманітними характеристиками, ці параметри групуються по визначених ознаках і рекомендуються в окремих таблицях або на окремих графіках.

Недоступною для сприйняття є інформація, яка погано структурована. Мова йде не тільки про текстові матеріали. Погано структурованими можуть бути і таблиця і навіть графіки. Добре структурована інформація характеризується тим, що її зміст не являє собою купу даних, у яких споживач повинен самостійно розбиратися для одержання необхідної для аналізу і прийняття рішень інформації. Структурована інформація має внутрішню логіку: вона має ієрархію за ступенем важливості, показує градації і взаємозв'язок різноманітних параметрів і повинна бути вибудована таким чином, щоб дати її споживачу максимально повне уявлення про той предмет, який ця інформація описує.

Наочність і простота подання інформації дозволяють не тільки зменшити час, необхідний для роботи з інформацією і прийняття на її основі рішень, але і домогтися більш адекватного розуміння людиною, для якого підготовлена інформація.

Рівень деталізації інформації залежить від потреб тієї людини, що буде з цією інформацією працювати. З цього можна зробити висновок, що ціль інформаційної системи - створення єдиного інформаційного простору який призначений забезпечити надання керівникам потрібної інформації в потрібний час і в доступному вигляді. Практично це означає необхідність створення єдиного інформаційного простору (глобальної системи), спроможної забезпечити збір і структурування всіх первинних даних і формування інформації із сукупності зафіксованих даних.

Про важливість інформаційних систем В. М. Глушков писав, що їх "нерідко відносять до засобів забезпечення управління, до деякої зовнішньої структури у відношенні до організаційного процесу. А насправді це аж ніяк не "зовнішня структура" і тим більше не допоміжний засіб організаційного процесу, а його "серцевина". При створенні інформаційних систем основною проблемою є спосіб вводу інформації, що забезпечує зв'язок процессу управління з інформаційними системами. Головним завданням цієї взаємодії є аналіз того, яким чином вихідні дані інформаційної системи можуть забезпечувати ефективність функціонування бази даних.

Завдання накопичення, обробки та розповсюдження інформації стояло перед людством на усіх етапах його розвитку. Протягом довгого часу основним інструментом для вирішення цього завдання був мозок, язик та слух людини. Перша кардинальна зміна прийшла у зв'язку з винайденням писемності, а потім розвитком книгодрукарства. Ці два етапи створили принципово нову технологію накопичення та розповсюдження інформації, що позбавила людство від необхідності цілком надіятися на такий хиткий та ненадійний інструмент, яким є пам'ять людини. Оскільки в епоху книгодрукування основним носієм накопичуваної інформації став папір, технологію накопичення та розповсюдження інформації звичайно стали звати паперовою технологією. Потрібно підкреслити, що революція в інформації пов'язана із становленням писемності та книгодрукарства, практично не зачепила сферу переробки інформації. Тут основним та практично одноосібним робочим інструментом продовжував лишатися мозок людини. Механізація окремих операцій по переробці інформації (перед усім обчислювальних) за допомогою тих чи інших технічних засобів (логарифмічна лінійка, арифмометр та інше) по суті нічого кардинального не змінювала. По-перше, при їх використанні в паперовій формі представлялась не тільки початкова та результуюча інформація, але і більшість проміжних результатів. По-друге, кожний крок по перетворенню інформації виковався та контролювався людиною.

Методи опрацюваня даних в ІС для ефективного використання в менеджменті.Ефективність управлінської діяльності підвищується, якщо в удосконалюванні її управління приймає участь кожний керівник. Для ефективності управління діяльністю потрібна своєчасна і достовірна інформація. Управлінська інформація залежить від виду діяльності підприємства. Існує величезне різноманіття видів діяльності, який займаються різні організації. Проте, всі існуючі організації незалежно від видів їхньої діяльності можна розділити на два класи за напрямком руху інформації:

Класс I. Організації, ціллю діяльності яких є збір і накопичення ресурсів (наприклад, фінансових);

Клас II. Організації, ціллю діяльності яких є розподіл накопичених ресурсів . Ці класи висвітлюють напрямок основної (цільової) діяльності організації з погляду напрямку прямування ресурсів та руху інформації: ззовні усередину організації або з організації зовнішнім споживачам .

До організацій першого типу відносяться будь-які організації, прямування ресурсів у який здійснюється знизу нагору. Діяльність таких організацій спрямована, наприклад, на одержання грошей (шляхом продажі товарів або послуг або збору засобів відповідно до визначених зобов'язань). До таких організацій можна віднести виробничі підприємства; комерційні структури; податкові органи, різноманітні органи державного управління, задачею яких є збір коштів із юридичних або фізичних осіб.

У організаціях другого типу ресурси рухаються зверх униз. Ціль діяльності таких організацій - донести наявні ресурси (наприклад, гроші) через розвинуту структуру розподілу до кінцевих споживачів. Організації другого типу - казначейства, банки, що розподіляють ресурси по територіальних або інших нижчестоящих інстанціях; фонди; інвестиційні або кредитні організації. Віднесення організації в цілому до одного з класів доцільно в тому випадку, коли один із напрямків є явно переважаючим над іншим. Якщо обидва напрямки розвинуті в однаковому ступені, доцільно відносити до одного з типів не організацію в цілому, а окремі її підрозділи.

Інформація, яку збирає, виробляє кожний підрозділ, і робить її доступною іншим підрозділам повинна мати надлишок. Цей надлишок обумовлений тим, що для роботи різноманітних підрозділів потрібно різноманітні дані про ті самі факти і події. Для упорядкування звіту про продаж, що буде містити необхідну для всіх підрозділів інформацію, відділу продажів прийдеться виконати в чотири рази більший обсяг роботи, оскільки звіт будет містити не один параметр - обсяг продажів, - а чотири. Природно, співробітники відділу продажів не прийдуть у захоплення від цього. Проте, якщо вони відмовляться від виконання "зайвої" роботи, то відділ маркетингу не буде знати, які послуги потрібні споживачам.


4198099937980191.html
4198180229734875.html
    PR.RU™